การจัดการบัญชี เป็นองค์ประกอบสำคัญของธุรกิจทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือใหญ่ การบันทึกบัญชีที่ถูกต้องและเป็นระบบจะช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถติดตามสถานะทางการเงิน วิเคราะห์ผลประกอบการ และวางแผนกลยุทธ์ทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในฐานะผู้ประกอบการการปฏิบัติตามหลักการบัญชีที่ดีจะเป็นกุญแจสำคัญที่นำพาธุรกิจของคุณไปสู่ความสำเร็จอย่างยั่งยืน
1. จัดระบบบัญชีให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน
- ใช้แผนบัญชีมาตรฐานกลาง เช่น มาตรฐานการบัญชี (Thai Accounting Standards)
- กำหนดนโยบายและวิธีการบันทึกบัญชีให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน เช่น วิธีการคิดค่าเสื่อมราคา การตีราคาสินค้าคงเหลือ
- สร้างคู่มือการบันทึกบัญชี เพื่อให้พนักงานทุกคนปฏิบัติตามแนวทางเดียวกัน
ตัวอย่าง : บริษัทอาจจัดทำคู่มือการบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายในการเดินทาง โดยระบุว่ารายการใดบันทึกเป็นค่าใช้จ่าย รายการใดถือเป็นสินทรัพย์
2. คัดเลือกซอฟต์แวร์บัญชีที่เหมาะสม
- ประเมินความต้องการของธุรกิจ เช่น ขนาดธุรกิจ ประเภทธุรกิจ จำนวนผู้ใช้งาน
- เลือกระบบบัญชีออนไลน์ หรือติดตั้งบนเครื่อง โดยพิจารณาต้นทุน ประสิทธิภาพ และความปลอดภัย
- เปรียบเทียบฟังก์ชั่นของซอฟต์แวร์แต่ละตัว เช่น การบันทึกบัญชี การออกรายงาน การเชื่อมโยงกับโปรแกรมอื่น ๆ
ตัวอย่าง : สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ซอฟต์แวร์บัญชีแบบคลาวด์อาจเหมาะสม เนื่องจากมีราคาไม่แพงและสามารถใช้งานได้ทุกที่
3. บันทึกรายการอย่างสม่ำเสมอ
- บันทึกรายการซื้อ/ขาย ทันทีที่เกิดรายการ โดยไม่รอสะสม
- บันทึกรายการสำคัญ เช่น ค่าใช้จ่ายเงินเดือน เงินกู้ยืม เป็นประจำตามงวดที่กำหนด
- ตรวจสอบความถูกต้องของรายการบันทึกอย่างสม่ำเสมอ เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดได้ทันท่วงที
ตัวอย่าง : ธุรกิจขายสินค้า ควรบันทึกยอดขายประจำวันทุกวัน ไม่ควรรวบรวมไว้บันทึกทีหลัง
4. จัดเก็บเอกสารหลักฐานอย่างเป็นระเบียบ
- จัดทำระบบการจัดเก็บเอกสารที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน
- แยกประเภทเอกสารอย่างชัดเจน เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี สัญญาจ้าง เป็นต้น
- จัดเรียงเอกสารตามลำดับเลขที่ หรือวันที่ เพื่อสะดวกต่อการค้นหา
- เก็บรักษาในสถานที่ปลอดภัยและมีระบบป้องกันความเสียหายจากอุบัติภัย
ตัวอย่าง : บริษัทอาจมีตู้เก็บเอกสารแยกตามประเภท และมีระบบรักษาความปลอดภัย
5. แยกบัญชีส่วนตัวและบัญชีธุรกิจ
- เปิดบัญชีธนาคารแยกส่วนตัวและบัญชีธุรกิจ
- ไม่นำรายรับ-รายจ่ายส่วนบุคคลมารวมในบัญชีธุรกิจ และกลับกัน
- หากมีการสับสนงบประมาณ ให้บันทึกเป็นรายการเงินกู้ยืมจากส่วนตัว แล้วคืนทีหลัง
- จัดเตรียมสมุดบัญชีแยกต่างหาก หรือแยกไฟล์เอกสารในซอฟต์แวร์
ตัวอย่าง : เจ้าของธุรกิจรับเหมาก่อสร้างบางรายอาจใช้เงินของบริษัทไปจ่ายค่าซ่อมบ้าน ซึ่งเป็นรายจ่ายส่วนตัว
6. จัดทำงบกระทบยอดเงินสดประจำเดือน
- งบกระทบยอดเงินสด คือการเทียบยอดเงินสดในบัญชีกับยอดเงินสดในบัญชีธนาคาร
- สาเหตุที่ต้องทำ เนื่องจากอาจมีรายการบางรายการยังไม่ได้บันทึกหรือบันทึกผิดพลาด
- วิธีการทำ ให้ดึงรายงานยอดคงเหลือทางบัญชีและสมุดบัญชีธนาคารในรอบเดียวกัน แล้ววิเคราะห์หารายการผิดแปลก
- หากมีรายการไม่ตรงกัน ต้องหาสาเหตุแล้วปรับปรุงบัญชีให้ถูกต้อง ที่สำคัญควรทำสม่ำเสมอ อย่างน้อยเดือนละครั้ง
7. ตั้งระบบควบคุมภายในที่ดี
- กำหนดขั้นตอนการอนุมัติที่ชัดเจนสำหรับรายการสำคัญ เช่น การจ่ายเงิน การสั่งซื้อสินค้า
- แบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบของพนักงานอย่างชัดเจน เช่น แยกผู้มีอำนาจเบิกจ่ายเงิน ผู้บันทึกบัญชี ผู้ตรวจสอบ
- จำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลบัญชีและสินทรัพย์ เช่น ตู้นิรภัย โปรแกรมบัญชี
- จัดให้มีการสอบทานงานอย่างสม่ำเสมอโดยผู้เชี่ยวชาญภายนอก
ตัวอย่าง : กำหนดให้รายการจ่ายเงินต้องมีการลงนามอนุมัติโดยกรรมการผู้จัดการก่อน
8. วิเคราะห์งบการเงินอย่างสม่ำเสมอ
- งบการเงินที่สำคัญ ได้แก่ งบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน งบกระแสเงินสด
- วิเคราะห์อัตราส่วนทางการเงิน เช่น อัตรากำไรสุทธิ, อัตราหมุนเวียนสินค้า, อัตราหนี้สิน
- ศึกษาแนวโน้มและเปรียบเทียบกับงวดก่อนหน้าหรือคู่แข่งขัน
- วางแผนกลยุทธ์จากข้อมูลที่วิเคราะห์ได้ เช่น ลดต้นทุน เพิ่มรายได้ ขยายกิจการ
ตัวอย่าง : หากอัตราหมุนเวียนสินค้าลดลง แสดงว่าขายสินค้าได้ช้า ต้องปรับกลยุทธ์ทางการตลาด
9. ปรับปรุงรายการบัญชีทันทีเมื่อพบข้อผิดพลาด
- สอบทานรายการบัญชีอย่างสม่ำเสมอ เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง
- เมื่อพบข้อผิดพลาด ต้องรีบดำเนินการแก้ไขทันที โดยปรับปรุงรายการบัญชีนั้น
- หากเป็นข้อผิดพลาดสำคัญ ต้องทำการแก้ไขย้อนหลังและปรับปรุงงบการเงิน
- อย่ารอสะสมปัญหาไว้ เพราะจะยิ่งทำให้ยากต่อการแก้ไข และส่งผลกระทบมากขึ้น
ตัวอย่าง : พบว่าบันทึกยอดขายสินค้าผิดพลาด ต้องรีบแก้ไขยอดขาย ปรับยอดสินค้าคงเหลือให้ถูกต้อง
10. ฝึกอบรมบุคลากรด้านบัญชีอย่างต่อเนื่อง
- จัดให้มีการฝึกอบรมพนักงานบัญชี ทั้งการอบรมภายในและภายนอก
- ติดตามความเคลื่อนไหวของมาตรฐานบัญชีและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
- ส่งพนักงานเข้าร่วมสัมมนา อบรมเพื่อให้ได้รับความรู้ใหม่ๆ อยู่เสมอ
- สร้างบรรยากาศการเรียนรู้ภายในองค์กร เช่น จัดให้มีห้องสมุดองค์กร
ตัวอย่าง : บริษัทอาจจัดให้มีการสัมมนาภายในเดือนละครั้งเพื่อแลกเปลี่ยนความรู้ใหม่ด้านบัญชี
การนำเทคนิคการจัดการบัญชีเหล่านี้มาใช้อย่างจริงจังจะช่วยให้ธุรกิจของคุณมีระบบบัญชีที่เชื่อถือได้ สามารถนำข้อมูลทางการเงินไปวิเคราะห์และวางแผนกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ นำไปสู่ความสำเร็จที่ยั่งยืนของกิจการ
รับฟรี e-book
คู่มือการวางแผนการเงิน
ติดตามข่าวสารข้อมูลการเงินเพิ่มเติม
แอดไลน์ 👉 https://lin.ee/KHQgfGs
